1. Xác lập việc sử dụng POP3 từ hộp thư của bạn
Để ProfiMail - hay một trình email khác nói chung - có thể truy cập vào hộp thư của bạn thông qua giao thức POP3 và SMTP, bạn cần kết nối Internet, đăng nhập vào hộp thư của bạn để xác lập chế độ sử dụng POP.
+ Với Gmail: sau khi đăng nhập hộp thư, bạn chọn Settings (ở góc phải trên), chọn tiếp Forwarding and POP, đánh dấu Enable POP for all mail trong khung POP Download và bấm Save Changes.
+ Với YahooMail VN: sau khi đăng nhập, bạn chọn Các lựa chọn, chọn tiếp Truy Cập POP và Chuyển tiếp, đánh dấu Truy cập qua Web và POP với tùy chọn Nhận tất cả các thư (tránh trường hợp Yahoo chuyển lầm các thư thông thường sang Spam), bấm Lưu lại.
2. Tạo hộp thư cố định trên ĐTDĐ bằng ProfiMail
Với các account khác nhau, bạn có thể tạo nhiều hộp thư bằng ProfiMail. Ở lần chạy đầu, chương trình sẽ nhắc bạn tạo một account, bạn có thể bấm “No” và tiến hành tạo mới một hộp thư bằng cách chọn Menu > Account > New.
+ Tạo hộp thư Gmail: Từ giao diện Edit account bạn nhập lần lượt các mục như sau:
- Account name: nhập phần tên của địa chỉ email. Ví dụ: nhập hoangbmwz8 nếu địa chỉ email là
hoangbmwz8@gmail.com.
- E-mail address: nhập đầy đủ địa chỉ email.
- Display name: nhập tên sẽ hiển thị ở mục người gửi. Ví dụ: Hoang
- Mail server type: chọn POP3 theo mặc định.
- Incoming mail server: nhập pop.gmail.com
- Outgoing mail server: nhập smtp.gmail.com
- Username: nhập giống mục Account name.
- Password: nhập password để đăng nhập hộp thư của bạn.
- Get entire message: không đánh dấu kiểm (mặc định).
- Include in Update: đánh dấu kiểm (mặc định).
- Send Bcc copy to: không cần nhập.
Bấm chọn Advanced settings và khai báo tiếp các thông số:
- Secure POP3 login: không đánh dấu kiểm.
- SMTP authentication: đánh dấu kiểm (quan trọng).
- SMTP username: không nhập.
- SMTP password: không nhập.
- POP3 port: nhập 995.
- SMTP port: nhập 587 hoặc 465.
- Use SSL for POP3 và Use SSL for SMTP: đánh dấu kiểm (quan trọng).
Sau khi nhập xong, bấm Done và bấm tiếp Done để trở về giao diện chính. Bạn sẽ thấy hộp thư đã được tạo với tài khoản (Account) của bạn.
+ Tạo hộp thư YahooMail VN: Bạn nhập các mục tương tự như đối với hộp thư Gmail, riêng các mục dưới đây sẽ khai báo khác:
- Incoming mail server: nhập pop.mail.yahoo.com.
- Outgoing mail server: nhập smtp.mail.yahoo.com.
Phần Advanced settings:
- POP3 port: nhập 110.
- SMTP port: nhập 25.
- Use SSL for POP3 và Use SSL for SMTP: không đánh dấu kiểm (quan trọng).
3. Các thiết lập quan trọng cho chương trình ProfiMail
+ Từ giao diện chính chọn Menu > Tools > Configuration, sẽ có các tùy chọn sau:
- Text font size: để chọn cỡ chữ hiển thị khi soạn thư. Bạn nên chọn Normal vì font Small hơi nhỏ.
- Show data counter: chọn Current session, khi bạn truy cập hộp thư sẽ hiện khung thông báo số dữ liệu gửi đi và nhận về cho mỗi lần truy cập. Nếu chọn Total sẽ hiện tổng số dữ liệu đã gửi và nhận mỗi khi truy cập.
- Send immediately: đánh dấu chọn nếu muốn gửi thư ngay sau khi soạn. Nếu không chọn, thư chỉ được gửi khi cập nhật hộp thư.
- Notification sound: chọn âm thanh báo khi có thư mới được tải về.
- Color theme: chọn kiểu màu cho giao diện của chương trình.
- Các mục khác có thể để mặc định.
+ Cách dùng Rules: chọn Menu > Tools > Rules, bấm tiếp Menu > New, nhập tên để tạo Rule ấn định chế độ gửi và nhận thư. Ví dụ khi bạn tạo một rule có tên Download, Rule được tạo sẽ có sẵn 2 Condition (quy định). Bạn bấm phím trái và phải để chọn các thiết lập với mỗi Condition. Để thêm các quy định, bạn chọn Add condition.
4. Cách xem và gửi thư
+ Xem thư: Mở account, chọn Menu > Update mailbox [Send], chương trình sẽ tiến hành kết nối GPRS để tải thư. Theo mặc định, đầu tiên chương trình chỉ tải về các tiêu đề thư. Trong lần tải đầu chương trình sẽ tải về tất cả các tiêu đề, trong các lần tải sau chương trình sẽ cập nhật tiêu đề thư mới nếu có.
Muốn tải nội dung thư cần xem, bạn đặt thanh chọn ở tiêu đề thư và bấm phím giữa. Thư đã được tải nội dung, sẽ có biểu tượng bì thư mở và nội dung thư sẽ hiện ở khung bên dưới. Bấm phím giữa để xem nội dung thư.
ProfiMail tải về cả các file kèm (hiện biểu tượng phía dưới khung xem). Để mở file, bạn di chuyển phím 4 chiều để chọn file và bấm phím giữa.
+ Gửi thư: Mở account, chọn Menu > New message và tiến hành các thao tác soạn thư thông thường: nhập địa chỉ, subject, nội dung thư... Để gửi file kèm, từ giao diện Compose message, chọn Menu > Add attachment (ProfiMail có thể gửi mọi định dạng file kèm).
Sau khi soạn xong thư, chọn Menu > Send để gửi.